Términos de servicio (anexo Colombia)

1. Aceptación de los términos

Al crear una cuenta, suscribirte a un plan o utilizar cualquier funcionalidad de Kligrafia desde Colombia (en adelante, el “Servicio”), aceptas estos Términos de Servicio, la Política de Tratamiento de Datos y, si actúas como organización, el contrato de transmisión de datos (DPA). Si no estás de acuerdo, no debes utilizar el Servicio.

Si actúas en nombre de una organización, declaras que tienes facultad suficiente para vincularla a estos términos. En ese caso, “tú” incluye también a esa organización.

2. La contraparte: Those Who Build Dreams, Inc.

Para clientes en Colombia, Kligrafia es prestado por Those Who Build Dreams, Inc., sociedad constituida en los Estados Unidos de América, en su calidad de prestador de servicios desde el exterior (PSDE), sin establecimiento permanente ni sociedad constituida en Colombia.

Didi Solutions C.A., la sociedad venezolana que opera Kligrafia para el mercado de Venezuela, no es parte de este contrato ni de ninguna relación con clientes en Colombia. Cualquier referencia a Didi Solutions C.A. en otras páginas del sitio corresponde exclusivamente al servicio prestado en Venezuela y no te aplica.

3. Objeto del servicio

Kligrafia es una plataforma SaaS (software como servicio) que permite a personas naturales y empresas firmar electrónicamente documentos PDF, recolectar firmas de terceros, verificar la identidad de los firmantes y generar evidencia criptográfica auditable de cada operación.

El Servicio incluye, entre otros, los siguientes componentes: editor de campos sobre documentos, envío de sobres para firma, verificación por correo electrónico y OTP, verificación de cédula con OCR y biometría, cadena de auditoría, sellado de tiempo, generación de reporte de evidencia en PDF, plantillas legales colombianas, herramientas de PDF y funcionalidades de IA basadas en créditos.

Las funcionalidades específicas disponibles dependen del plan contratado y pueden actualizarse, agregarse o retirarse mediante aviso previo.

4. Cuentas, organizaciones y roles

Para utilizar el Servicio debes crear una cuenta con un correo electrónico válido. Eres responsable de mantener la confidencialidad de tus credenciales y de cualquier actividad realizada bajo tu cuenta.

Las cuentas pueden pertenecer a una organización, en cuyo caso existen roles diferenciados (propietario, administrador, miembro, invitado). El propietario es el titular comercial de la suscripción y el único que puede modificar el plan o cancelar la cuenta de la organización.

Debes notificarnos inmediatamente al detectar cualquier uso no autorizado de tu cuenta. No nos hacemos responsables de pérdidas derivadas del incumplimiento de esta obligación.

5. Precios en pesos colombianos, IVA y facturación

Los planes de pago para Colombia se cotizan y cobran en pesos colombianos (COP), con el total —incluido el IVA cuando corresponde— visible antes de pagar, conforme al artículo 50 de la Ley 1480 de 2011. Los precios, límites y créditos incluidos están publicados en /co/precios.

• Consumidores y empresas no responsables de IVA: el precio mostrado en el checkout incluye el IVA a la tarifa general (19 %).
• Empresas responsables de IVA: conforme al numeral 3 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario, el IVA no se cobra en el checkout; tu empresa practica la retención del 100 % del IVA por la operación (reverse charge). El recibo de pago incluye una leyenda indicando esta retención.
• Facturación: Kligrafia es un prestador de servicios desde el exterior (PSDE) y, como tal, no expide factura de venta ni factura electrónica colombiana (Oficio DIAN 906162 de 2022 y Concepto Unificado 0106 de 2022). Si eres una empresa responsable obligada a soportar la compra, debes generar tu propio documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura (artículo 771-2 del Estatuto Tributario; reglas compiladas en la Resolución DIAN 227 de 2025), usando el recibo de pago que te enviamos como respaldo.
• Renovación: los planes mensuales se renuevan automáticamente cada mes; los planes anuales, cada año, con un descuento aplicado al monto.
• Cambios de plan: las mejoras de plan aplican inmediatamente con prorrateo. Las bajas de plan aplican al final del ciclo de facturación vigente.
• Falta de pago: en caso de impago, podemos suspender o degradar tu cuenta al plan gratuito tras notificación previa.

6. Validez legal de las firmas

Kligrafia genera firmas electrónicas en el sentido de la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012. El detalle completo de cómo cumplimos ese marco, sus criterios de confiabilidad y sus límites está en el documento de confiabilidad: Ley 527 y Decreto 2364 en Kligrafia.

Kligrafia no es una Entidad de Certificación Digital (ECD) acreditada ante el ONAC, ni emite firma digital en el sentido del artículo 28 de la Ley 527. Para operaciones que la ley exija expresamente firma digital certificada (por ejemplo, ciertos actos ante notario o registro), debes utilizar una ECD acreditada.

7. Verificación de identidad (KYC)

Algunas funciones del Servicio requieren verificar la identidad del firmante mediante presentación de cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, Permiso por Protección Temporal (PPT) o pasaporte, lectura de datos con OCR y comparación biométrica con prueba de vida. Al someterte al proceso de KYC autorizas el tratamiento de tus datos personales y biométricos con la finalidad exclusiva de verificar tu identidad y producir evidencia auditable de la firma, según se detalla en la Política de Tratamiento de Datos. La autorización de datos biométricos es facultativa: puedes optar por un nivel de verificación que no la requiera, cuando el documento que vas a firmar lo permita.

8. Derecho de retracto

Si contrataste un plan de pago como consumidor, cuentas con el derecho de retracto del artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, salvo que hayas aceptado expresamente el inicio inmediato del Servicio en el checkout, caso en el cual aplica la excepción de servicios de ejecución inmediata prevista en esa misma norma. El procedimiento completo, los plazos y el efecto sobre tu pago están en Política de retracto.

9. Peticiones, quejas y reclamos (PQR)

Para cualquier petición, queja o reclamo relacionado con el Servicio, escríbenos a [email protected]. Atendemos y respondemos tu PQR dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción, conforme al término general del derecho de petición aplicable ante la Superintendencia de Industria y Comercio (Ley 1755 de 2015). Si tu solicitud requiere un plazo mayor por su complejidad, te lo informaremos antes de que venza el término inicial, indicando el motivo y la nueva fecha de respuesta.

Si no quedas satisfecho con nuestra respuesta, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) como autoridad de protección al consumidor.

10. Uso aceptable

Te comprometes a no utilizar el Servicio para:

• cargar documentos cuya firma sea ilícita o contraria al orden público (lavado de activos, financiación del terrorismo, contratos sobre bienes ilícitos, etc.);
• suplantar la identidad de un tercero o falsificar datos en el proceso de KYC;
• enviar firmas de prueba sin consentimiento real del firmante final;
• vulnerar la seguridad o integridad de la plataforma (escaneo automatizado, ingeniería inversa, ataques de denegación de servicio);
• redistribuir, revender o sublicenciar el Servicio sin nuestro consentimiento expreso por escrito;
• cargar contenido que infrinja derechos de terceros, contenga malware o viole leyes aplicables.

Podemos suspender o terminar tu cuenta ante cualquier infracción a esta cláusula, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.

11. Tu contenido y documentos

Conservas la titularidad de todos los documentos, datos y firmas que cargues en el Servicio (en adelante, “Contenido del Cliente”). Nos otorgas una licencia limitada, no exclusiva, mundial y revocable para almacenar, procesar y transmitir dicho Contenido únicamente con el fin de prestar el Servicio.

Eres el único responsable de la legalidad, exactitud y oportunidad del Contenido del Cliente, así como de obtener los consentimientos necesarios de los firmantes, incluyendo la autorización de tratamiento de datos personales cuando tú seas quien recolecta esos datos a través del Servicio.

Almacenamos los documentos firmados y la evidencia asociada por el tiempo que dure tu suscripción más los plazos de conservación legal aplicables. Al cancelar la cuenta puedes exportar tu información durante un período de cortesía antes de que sea eliminada.

12. Propiedad intelectual

El Servicio, su código, diseño, marcas, logotipos y documentación son propiedad de Those Who Build Dreams, Inc. o de sus licenciantes y están protegidos por las leyes aplicables de propiedad intelectual.

No se transfiere ningún derecho de propiedad intelectual al usuario por el solo hecho de utilizar el Servicio. Se concede una licencia de uso limitada, no exclusiva, intransferible y revocable durante la vigencia de la suscripción.

13. Datos personales y tratamiento de datos

El tratamiento de datos personales se rige por nuestra Política de Tratamiento de Datos (Ley 1581 de 2012) y, para clientes empresariales que tratan datos de terceros a través del Servicio, por el contrato de transmisión de datos (DPA) del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos: cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso por roles, registros de auditoría y respaldos periódicos.

14. Disponibilidad y soporte

El Servicio se ofrece “tal cual” y “según disponibilidad”. Hacemos esfuerzos razonables para mantener una alta disponibilidad pero no garantizamos operación ininterrumpida ni libre de errores. Los planes Corporativo e Ilimitado pueden incluir un SLA específico, en cuyo caso ese documento prevalecerá sobre esta cláusula.

El soporte se presta vía correo electrónico a través de [email protected].

15. Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley aplicable, la responsabilidad total agregada de Those Who Build Dreams, Inc. frente al cliente por cualquier reclamo derivado del Servicio queda limitada a los montos efectivamente pagados por el cliente durante los doce (12) meses previos al hecho que origina el reclamo. Esta limitación no aplica a los derechos que la Ley 1480 de 2011 reconoce a los consumidores de forma irrenunciable.

En ningún caso seremos responsables por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidades comerciales, pérdida de datos imputable a actos del cliente, ni por la fuerza probatoria que un juez eventualmente atribuya o niegue a un documento firmado en la plataforma, siempre que hayamos cumplido con las obligaciones técnicas propias del Servicio.

16. Suspensión y terminación

Puedes cancelar tu suscripción en cualquier momento desde el portal de facturación; la cancelación surte efecto al final del ciclo de facturación vigente. Tras la cancelación, podemos retener tus datos por los plazos legales aplicables y eliminarlos posteriormente.

Podemos suspender o terminar tu cuenta, con notificación previa cuando sea razonable, en los siguientes casos: infracción material de estos términos, falta de pago, requerimiento de autoridad competente, o riesgo grave para la seguridad de la plataforma o de otros usuarios.

17. Modificaciones a los términos

Podemos actualizar estos términos cuando sea necesario por razones legales, regulatorias o de evolución del Servicio. Te notificaremos los cambios materiales por correo electrónico o mediante un aviso visible en la plataforma con al menos quince (15) días de anticipación. El uso continuado del Servicio luego de la fecha de vigencia constituye aceptación de los términos modificados.

18. Ley aplicable y jurisdicción

Consumidores: si contrataste el Servicio como consumidor en Colombia, estos términos se interpretan conforme a la ley colombiana y cualquier controversia se somete a la jurisdicción de los jueces de tu domicilio, conforme al régimen de protección al consumidor de la Ley 1480 de 2011. Este derecho es irrenunciable y prevalece sobre cualquier cláusula en contrario.

Empresas (B2B): si contrataste el Servicio como organización, la ley aplicable y el foro competente son los que se pacten expresamente en el acuerdo comercial suscrito con Those Who Build Dreams, Inc.; a falta de pacto expreso, se aplican las leyes de Colombia y los jueces del domicilio del cliente en Colombia.

19. Contacto

Para cualquier consulta o reclamo relativo a estos términos, escríbenos a: