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Contrato de trabajo digital en Colombia: cómo firmarlo
Contratar a alguien ya no exige imprimir el contrato y esperar a que pase por la oficina a firmarlo. Acá te explicamos qué dice el Código Sustantivo del Trabajo, cuándo el contrato debe ser escrito y cómo firmarlo de forma electrónica en minutos.
Respuesta corta
Sí. El Código Sustantivo del Trabajo permite el contrato verbal o escrito (artículos 37 a 39), y cuando se pacta por escrito, la firma electrónica satisface ese requisito bajo la Ley 527 de 1999. El contrato a término fijo, que siempre debe ser escrito, también se puede firmar electrónicamente. Kligrafia lo resuelve en minutos, con verificación de identidad y evidencia verificable.
Validez legal
¿Es válido firmar un contrato de trabajo electrónicamente?
Sí. El artículo 37 del Código Sustantivo del Trabajo permite que el contrato de trabajo se celebre de forma verbal. El artículo 39 fija qué debe contener cuando se pacta por escrito: lugar y fecha, identificación de las partes, lugar y naturaleza del trabajo, la remuneración, y la duración del contrato. En cualquiera de los dos casos, la relación laboral existe y genera obligaciones.
Cuando el contrato se documenta por escrito —como el contrato a término fijo, que el artículo 46 exige que conste siempre por escrito— ese escrito puede ser electrónico. La Ley 527 de 1999 (artículo 6) establece que un mensaje de datos cumple el requisito de constar por escrito, siempre que la información quede accesible para su consulta posterior.
Firmado bajo el Decreto 2364 de 2012, el contrato de trabajo electrónico tiene la misma validez que uno firmado a mano, sin necesidad de un certificado de una entidad de certificación digital.
Cada relación laboral tiene sus particularidades. Si tu caso involucra un contrato de aprendizaje, un régimen especial o cualquier duda sobre las condiciones de contratación, consulta con un abogado laboralista antes de firmar.
Cláusulas mínimas
Qué debe incluir el contrato escrito (art. 39, CST).
- Lugar y fecha de celebración del contrato.
- Identificación completa del empleador (razón social y NIT) y del trabajador (nombre y cédula de ciudadanía).
- Lugar donde se va a prestar el servicio y la naturaleza del trabajo (el cargo y sus funciones).
- Cuantía y forma de la remuneración, incluyendo la periodicidad del pago del salario.
- Estimación de cualquier pago en especie (vivienda, alimentación) cuando lo haya.
- Duración del contrato: indefinido, a término fijo o por obra o labor, y el periodo de prueba si se pacta.
Paso a paso
Cómo firmar el contrato paso a paso.
Son seis pasos, desde que subes el PDF hasta que el trabajador queda con su copia firmada.
- 1
Sube el PDF del contrato de trabajo
Carga el PDF del contrato ya redactado, con la información del cargo, el salario y las condiciones acordadas con el trabajador.
- 2
Agrega los datos del empleador y del trabajador
Registra el nombre, la cédula de ciudadanía y el correo de quien contrata y de quien es contratado. Cada uno queda como firmante.
- 3
Coloca los campos de firma y fecha
Ubica los campos de firma y fecha donde debe firmar el representante del empleador y donde debe firmar el trabajador.
- 4
Envía el enlace al trabajador
El trabajador recibe el enlace de firma por correo. No necesita crear cuenta ni instalar nada para firmar.
- 5
El trabajador verifica su identidad con la cédula y firma
El trabajador confirma su identidad con la cédula de ciudadanía y coloca su firma desde el teléfono, en minutos.
- 6
Descarga el contrato firmado con su reporte de evidencia
Cuando ambas partes firman, descargas el PDF firmado con su reporte de evidencia y su sello de tiempo, listo para el archivo laboral.
Errores comunes
Lo que suele salir mal.
- No pactar por escrito el contrato a término fijo: esa modalidad debe constar siempre por escrito para producir efecto (art. 46, CST).
- Olvidar dejar el periodo de prueba por escrito, cuando se quiere pactar uno: sin ese registro no surte el efecto que la ley le da.
- No especificar con claridad el cargo y las funciones, lo que genera discusiones sobre el alcance del trabajo pactado.
- Confundir el contrato de trabajo con un contrato de prestación de servicios: son figuras distintas, con reglas y cargas muy diferentes.
Por qué Kligrafia
Por qué conviene firmarlo en Kligrafia.
- Contratación remota. Contratas a alguien que no está en tu ciudad sin perder tiempo esperando que el papel viaje de un lado a otro.
- Firma desde el teléfono. El trabajador firma desde donde esté, sin instalar ninguna app.
- Identidad con cédula. Verificas quién firma con KYC de cédula de ciudadanía, con lectura OCR y comparación biométrica.
- Reporte de evidencia verificable. Queda registrado quién firmó, cuándo y que el contrato no cambió después, con hash SHA-256 encadenado.
- Verificador público. Tú, el trabajador o quien lo necesite confirma el documento en /verify sin cuenta.
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Preguntas frecuentes
Lo que la gente pregunta.
¿Puede firmarse un contrato de trabajo de forma electrónica en Colombia?
- Sí. Los artículos 37 a 39 del Código Sustantivo del Trabajo permiten que el contrato de trabajo sea verbal o escrito. Cuando se pacta por escrito, la Ley 527 de 1999 (artículo 6) le da al mensaje de datos la misma validez que a un documento en papel, siempre que la información quede accesible para su consulta posterior. Un contrato de trabajo firmado electrónicamente cumple ese requisito de escrito.
¿El contrato a término fijo también se puede firmar electrónicamente?
- Sí. El contrato a término fijo debe constar siempre por escrito (artículo 46 del Código Sustantivo del Trabajo), y ese requisito de escrito se satisface con la firma electrónica bajo la Ley 527. La firma electrónica no cambia las reglas de fondo del contrato a término fijo, solo resuelve cómo se documenta y se firma.
¿El trabajador necesita crear una cuenta para firmar?
- No. El trabajador recibe un enlace por correo y firma desde ahí. Verifica su identidad con la cédula de ciudadanía y coloca su firma desde el teléfono o la computadora, sin instalar ninguna app ni pagar nada.
¿Sirve para otrosíes o modificaciones del contrato?
- Sí. Un otrosí que modifica el salario, el cargo o cualquier otra condición del contrato se firma con el mismo mecanismo: se sube el documento, se agregan los firmantes y cada parte verifica su identidad y firma. Queda con el mismo reporte de evidencia que el contrato original.
Esta guía explica el marco general del Código Sustantivo del Trabajo y la Ley 527 de 1999, y cómo funciona la plataforma. No es asesoría jurídica. Para un caso puntual, consulta con un abogado laboralista de tu confianza.
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